NEGOSIASI BISNIS

NEGOSIASI BISNIS

Sebagian besar permasalahan bisnis di lapangan ternyata disebabkan oleh kurangnya pemahaman para pelaku bisnis akan arti penting negosiasi dan cara melakukannya dengan benar. Padahal, negosiasi kadang lebih menentukan ketimbang perjanjian hitam di atas putih, terutama di awal-awal memulai kerja sama. Bahkan tidak jarang pula negosiasi dilakukan tanpa persiapan. Akibatnya, ketika dilakukan, negosiasi hanya menjadi sia-sia dan kita jadi rugi waktu dan tenaga. Padahal, kerugian itu bisa dihindari apabila pelaku bisnis memposisikan negosiasi sebagai elemen krusial dalam menjalankan kerjasama bisnis.

Kemampuan bernegosiasi harus rajin-rajin diasah. Sebelum merumuskannya dalam bentuk klausul, Anda harus melakukan negosiasi yang berhasil, karena negosiasi yang berhasil merupakan ruh dari penyusunan kontrak. Inti negosiasi adalah persiapan. Pandanglah negosiasi sebagai proses seni dan bersikaplah teliti. Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam bernegosiasi, antara lain sebagai berikut :

1.      Buatlah target capaian dari negosiasi yang akan Anda lakukan. Tentukan syarat minimum yang harus Anda peroleh, serta syarat maksimum yang akan Anda tawarkan. Pikirkan dan siapkan berbagai jalan alternatif solusi yang hendak Anda tawarkan, jangan hanya menyiapkan satu cara. Jika dalam negosiasi pertama itu tidak tercapai kata sepakat, lakukan cara ke dua.

2.      Lakukan riset yang komprehensif. Pelajari dan ketahui keinginan pihak yang Anda ajak bernegosiasi. Pelajari juga kelemahan dan kekuatannya. Ketahui hingga ke bagian terselubung. Dalam riset tersebut, sebaiknya Anda bekerja sendiri dan tidak perlu meminta bantuan orang lain. Temui kebenarannya, dan jangan terpancing pada keterangan orang lain atau kesimpulan sesaat saja. Dapatkan bukti, dokumentasi, dan angka yang utuh. Negosiator ulung selalu melakukan riset untuk mengetahui karakter lawannya, yaitu latar belakangnya, kebiasaan, hobi, kesukaan, dll. Terbukti bahwa kebanyakan kontrak besar bisnis dimenangkan bukan di meja rapat, tapi di lapangan golf, kapal pesiar, atau restoran.

3.      Bicarakan topik hanya sebatas masalah yang dinegosiasikan. Pisahkan ego dan kehidupan pribadi Anda. Jangan sampai masalah pribadi menghambat proses negosiasi yang sedang berjalan. Perusahaan besar biasanya mempunyai tim khusus negosiasi. Mereka menyadari arti pentingnya negosiasi, sehingga mereka menempatkan orang-orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan penting ini. Dalam satu tim biasanya terdiri dari beberapa orang dengan keahlian berbeda-beda. Pemisahan tim negosiasi dari divisi lain dimaksudkan agar tidak terjadi konflik pribadi selama proses negosiasi.

4.      Pikirkan tujuan utama negosiasi. Ingatlah hasil akhir yang kita inginkan dalam negosiasi. Negosiasi bukanlah urusan menang atau kalah, apalagi sampai menjatuhkan lawan. Jagalah emosi Anda, dan tetaplah berkepala dingin. Jangan terpancing emosi, ego, atau dorongan ingin menang sendiri.

5.      Dalam bernegosiasi, tetaplah bersikap seadil mungkin. Anda perlu memikirkan keuntungan dan kebaikannya bagi semua pihak. Jangan menciptakan hal-hal yang berkemungkinan akan menimbulkan persaingan yang tidak sehat ataupun permusuhan.

6.      Berikan alternatif win-win solution pada lawan. Bersikaplah fleksibel terhadap berbagai kemungkinan. Sikap fleksibel ini akan membantu Anda untuk keluar dari jalan buntu. Persiapkan beberapa solusi alternatif yang diprediksi dapat menciptakan kondisi saling menguntungkan bagi semua pihak.

7.      Selesaikan proses negosiasi dengan cepat dan tidak bertele-tele. Hindari faktor-faktor yang melelahkan pihak lawan dan juga diri Anda sendiri. Proses negosiasi tidak perlu berlama-lama. Selain itu tempat negosiasi juga harus kondusif, mudah dijangkau, dan diusahakan tenang, sepi, dan tidak banyak gangguan dari luar.

Negosiasi terjadi ketika kita melihat bahwa orang lain memiliki atau menguasai sesuatu yang kita inginkan. Tetapi sekedar menginginkan tidak cukup. Kita harus melakukan negosiasi untuk mendapatkan apa yang kita inginkan dari pihak lain yang memilikinya dan yang juga mempunyai keinginan atas sesuatu yang kita miliki. Sedangkan agar negosiasi dapat terjadi dengan sukses, kita harus juga bersiap untuk memberikan atau merelakan sesuatu yang bernilai yang dapat kita tukar dengan sesuatu yang kita inginkan tersebut.
Dalam buku Teach Yourself Negotiating, karangan Phil Baguley, dijelaskan tentang definisi NEGOSIASI yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. Sedangkan negosiasi memiliki sejumlah karakteristik utama, yaitu:

1.      senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;

2.      memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi;

3.      menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu –baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter);

4.      hampir selalu berbentuk tatap-muka –yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;

5.      negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;

6.      ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

Manajemen Konflik

Karena setiap negosiasi memiliki potensi konflik dalam seluruh prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternatif penyelesaian konflik dipandang dari sudut menang – kalah masing-masing pihak, ada empat kuadran manajemen konflik:

1.      Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik)

Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain.

Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan.

2.      Kuadran Menang-Kalah (Persaingan)

Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak.

Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

3.      Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi)

Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah – mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan.

Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita bersama bisa menuju ke kuadran pertama.

4.      Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi)

Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya.

Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh . Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.